Membuat Mail Merge

Mail Merge (Penggabungan Surat)
Pada setiap surat biasanya terdapat beberapa unsur yang sama , seperti nomor surat, perihal surat, isi surat dan sebagainya. Yang membedakan biasanya adalah, nama yang dituju, alamat yang dituju dan sebagainya.  Dalam membuat surat dengan menggunakan mail merge, unsur-unsur yang sama dalam surat dijadikan sebagai  master surat, sedangkan unsur-unsur yang beda dijadikan sebagai data surat.

Terdapat banyak cara untuk membuat mail merge.
1.Membuat mail merge dengan master surat dan data surat di Ms Word
   Langkah-langkahnya
1.Buat master surat di ms word
2.Buat data surat dengan cara:
a.Klik tab menu mailings
b.Klik ikon start mail merge, lalu pilih step by step mail merge wizard
c.Pada windows select document type pilih Letters, lalu klik next starting document
d.Pada windows starting document pilih use the current document, lalu klik next select recipient
e.Pada windows select recipient pilih type a new list, lalu klik create
f.Muncul windows new address list, lalu klik customize coloumn
g.Muncul windows customize address list, pilih jenisnya: add (untuk menambahkan field name), delete (untuk menghapus field name), rename (untuk mengubah nama field name), move up (menggeser posisi field name keatas ),  move down (menggeser posisi field name ke bawah)
h.Klik OK
i.Lalu Ketikan data suratnya. Untuk menambah data surat pada baris kedua dan seterusnya klik add.
j.Setelah data  selesai di masukan, kemudian klik OK
k.Simpan data surat tersebut, lalu muncul windows mail merge recipient, kemudian klik OK
3.Menggabungkan surat dengan data surat, dengan cara:
a.Letakan kursor pada master surat
b.Klik tab menu mailings
c.Klik ikon insert merge field, lalu pilih nama field yang akan disisipkan
d.Untuk melihat hasil merge (penggabungan master surat dan data surat) , klik ikon preview results

2.Membuat mail merge dengan master surat di ms word dan data surat di ms excel
   Langkah-langkahnya:
1.Buat master surat di ms word
2.Buat data surat di excel
3.Menggabungkan master surat dengan data surat, dengan cara:
a.Buka master surat di ms word
b.klik tab menu mailings
c.klik ikon select recipient, lalu pilih use existing list
d.muncul windows select data source, kemudian pilih file data surat yang sudah dibuat di ms excel. Lalu klik open
e.muncul windows select table, lalu klik OK
f.letakan kursor pada master surat, lalu klik tab menu mailings
g.klik ikon insert merge field, lalu pilih nama field yang akan disisipkan
h.Untuk melihat hasil merge (penggabungan master surat dan data surat) , klik ikon preview results